Независимо от сферы деятельности, бюджета и задуманного мероприятия, основой успешного завершения дела является его тщательное планирование. Организация конференций (см. здесь) – не исключение. Особенно, если предусматривается приезд иностранных гостей. Чтобы все прошло гладко, важно правильно спланировать и уделить внимание каждому этапу проведения конференции. Ее масштаб зависит от цели, которую вы преследуете и количества людей. И чем дольше будет длиться мероприятие, тем тщательнее придется все продумать. В случае презентационной конференции, которая длится не больше часа, детального планирования можно избежать и уделить внимание лишь основным моментам. Наша компания emice.com.uaнезависимо отобъема намеченного события спланирует и организует все пункты проведения конференции на высоком профессиональном уровне. С нами вы можете быть уверены, что все пройдет гладко. Наша команда специалистов к решению всех вопросов подходит творчески и оригинально.
Рекомендации правильного составления плана
Секретом успешного проведения любой конференции является правильное распределение и планирование времени. Для этого организаторам потребуется просчитать общее время, необходимое для проведения мероприятия. Если окажется, что конференция продлится менее 6 часов, то многие участники, особенно иностранные могут не видеть смысла там присутствовать. Ведь они преодолеют тысячи километров, чтобы всего несколько часов посидеть и послушать спикеров.
Чтобы правильно посчитать общее время, включите следующие моменты:
1. время регистрации всех участников;
2. брейки между докладами;
3. длительность выступления всех спикеров в совокупности;
4. живое общение участников.
Если выйдет так, что на мероприятие уйдет более 8 часов, тогда целесообразно разделить конференцию на два дня. Но здесь понадобится побеспокоиться о трансфере гостей из аэропорта, их поселении в отель, их питании и культурной программе. Чтобы учесть все моменты, организаторам необходимо сформировать рабочие группы и поделить обязанности. И поставить во главе каждой группы координатора, который будет следить за процессом. Важно также предвидеть возникновение непредвиденных ситуаций, которые, возможно, потребуют дополнительных затрат времени. Компания emice.com.ua имеет огромный опыт в организации конференций любого уровня сложности, поэтому качественный результат вам гарантирован.